国家档案部署出口以支持FOI请求

国家档案部署了从数据安全服务提供的安全工作区软件，以帮助它支持信息自由（FOI）请求。

当它收到FOI请求时，国家档案馆在与转移部门协商时审查记录的访问状况和敏感性。

Julian Muller表示，该办公室每年收到2,500多个请求，然后，国家档案馆IT行动负责人Julian Muller表示，咨询委员会需要审核。

国家记录和档案咨询委员会由18名成员组成，决定公共利益是否有利于打开记录或继续保护它。

基本上，艾德华德文化，媒体和体育秘书就获取公共纪录的问题，并代表了决定应开放或关闭什么记录的公共利益。

访问国家档案系统是通过安全的虚拟专用网络（VPN），其中包含咨询委员会成员使用多因素身份验证。以前，在政府安全框架和最佳练习政策和程序之后，咨询委员会成员被锁定的PC提供。

为了支持所需的安全水平，Muller说：“我们不得不为咨询委员会成员建立一项公司账户，并将其提供IT设备。”

根据Muller的说法，通过安全电子邮件与用户与用户共享，但根据Muller，这是一个沉重的手动过程，并创建了它的开销。

“我们继续持续存在的问题之一是，咨询委员会并不总是在会议中，”他补充道。

这意味着锁定的公司PCS咨询委员会成员在一段时间内仍未使用，为此创造了进一步的支持问题。“他们需要一个持续的支持水平，对用户来说也令人沮丧，”他说。

穆勒说，理事会成员经常发现他们会失去对国家归档领域的访问，因为它们仅定期使用该设备。

此外，咨询委员会成员有时会忘记如何登录，Muller说重置他们的密码远程不是一项简单的任务。

“如果设备出现问题，我们将不得不来回快递，以便我们的团队可以解决它。这增加了我们的开销，并给了安理会成员带来不便。我们的硬件和操作系统对许多人不熟悉的事实也是一个问题，“他说。

国家档案选择出口安全工作区，以使咨询委员会成员能够使用自己的设备安全地协作。

在选择出口的原因是，它已经被其他政府部门使用，并获得了政府认证，如ISO 27001。

Muller表示，国家档案馆的IT安全经理根据出口试验，举行了安全评估，并研究了符合国家档案安全要求的方案。

在试验软件并审查其安全后，国家档案实施了安全的工作空间，以提供加密环境，以分享文件并与咨询委员会合作。

Muller表示，国家档案馆使用出口来解决其系统，以支持咨询委员会所需的业务流程。

当FOI请求需要与咨询委员会协商时，国家档案中央办公室将文件上传到安全区域中的一个新文件夹，其中三名理事会成员可以安全地审查和评论文件。

所有理事会成员都有具体的权限和访问区域。但是，只有涉及每个具体小组的安理会成员都可以访问该面板文件夹，并且作为外部用户，他们无法访问国家档案内部内部网。咨询委员会还使用出口安全工作空间来管理行政信息，例如会议议程。

穆勒说：“它对我们的小组成员提供了提高的效率，他们能够通过安全工作空间使用自己的设备来访问文件，从而从支持远程设备的时间和费用释放我们的IT团队。总的来说，我们的FOI管理过程变得更简单，更容易。“

通过成功实施安全工作空间，为他们的FOI请求，国家Archivesis现在展望了该技术可以帮助他们更高效的其他领域。

“由于许多政府部门也是出现的用户，有很多机会我们可以改善其他流程，”穆勒说。

“例如，我们目前正在研究我们如何使用安全的工作空间或出口电子邮件和文件保护与其他政府工作人员分享文件的扫描，允许他们访问我们保留硬拷贝时所需的信息。

“展望未来，我们将继续检查本组织的区域，了解我们可以实施技术，以进一步提高效率，维护我们的高度安全性，我们期待着与出口合作，”穆勒补充道。