TFL在数字保存推动中将公司存档转移到AWS公共云

每磅大约35p，每磅乘客在伦敦（TFL）上的运输工具（TFL）都被重新投资于旨在未来的资本公共交通系统的项目。

该组织负责监督伦敦地下，往域，公共汽车，河流和道路网络的日常运行，以及该市的周期租赁计划。

随着依靠这些服务的人数导航城市的人数来增长，是TFL的工作，以确保运输网络能够长期应对能力和性能。

最近，这已经看到TFL踏上了一些伦敦地铁站的冗长的改造项目，并在高调的交叉路程开发中发挥积极作用，同时推动其定期工程工作安排。

然后有活动，如伦敦2012年奥运会，这可能需要TFL介绍额外的服务或推出广告活动，以建议人们在使用其网络数百万的人比正常有数百万人时围绕城市的最佳服务。

这些项目中的一些需要多年的准备，并且在交叉靶的情况下，不仅对城市如何运作的方式具有变革的影响，而且它看起来也是如此。

TFL公司档案馆Tamara Thornhill表示，通过规划文件，照片和其他杂项文书工作记录了这些项目的所有工作，所有这些项目都需要保留法律，程序和文化历史原因。

在伦敦奥运会的情况下，为该活动创建的所有规划和战略文件，乘客研究和运输地图经常被世界各地的其他城市要求进行类似规模和规模的阶段。

“为什么人们想要使用存档和信息中的信息，有一系列原因，”索恩希尔说。“在过去的五年中，我们的内部用户群中我们看到了500％的增加，他们即将到来，帮助我们证明谁拥有某些专利的权利或在涉及解决时界限的地方可以解决。 TFL内新土地投资纠纷。

“有时它是因为他们正在重新审视20年前追求追求的项目，需要了解当时没有按下它的理由。”

她说，该组织还需要遵守与其自身发展有关的任何公司信息，其中返回19世纪的根源。

“TFL自2000年以来只存在，但它只是伦敦运输当局的最新化身，可追溯到1902年。然后，如果您开始查看近在咫尺的铁路和公共汽车公司，本组织的历史将进一步返回 - 到1820年代。

“我们所有的记录都参考了本组织的发展以及它如何实现其业务，为什么它已经制定了一些决定，如何在这些决定中涉及公众，以及所有这些都会影响环境和整个城市。“

Thornhill的一部分的工作是确保与所有这项工作相关的纸张和数字记录是正确编目的，数字化（如果需要）并处于良好的行政状态，因此他们可以容易地访问需要它们的人员。

然而，鉴于TFL的年龄和大小，更不用说其当前职责的广度，它可能是一个挑战，以掌握这些信息，以便可以在档案中牢固地存放它。

这项任务是难以使数据Thornhill的团队所需的事实更加困难，通常存储在各种类型的媒体上 - 包括可移动硬盘，USB棒，共享网络驱动器和电子文档和记录管理系统（EDRMS） - 在TFL的许多部门中。

“数据真的遍布了整个地方 - 但这只是我们了解的数据，可以访问或责任，”她说。“目前它左右3TB，但这真的只是刮伤了表面。”

最近几个月，Thornhill的部门已经开始转移数据所知，在数字保留软件提供商Preservica的帮助下，它会在Amazon Web服务（AWS）公共云中的集中式离职存储库中的数据。

显然，有一个数据备份倾斜，为什么正在进行这项工作，但是需要更加强调，以确保所有信息都被数字化为文件格式，这将持续读取未来的难以读取的未来。

“您可以在安全的环境中存储的纸质记录，如果您关闭门，那么在200年内再次打开它，那么它就会好起来的，而使用数字记录，则需要防止出现过时，作为新类型硬件和软件一直进入市场，“Thornhill说。

这是TFL选择使用Preservica基于云的数字保存系统而不是更传统的内容管理系统的原因之一，因为它允许最终用户定期扫描其数据存储以查看他们使用的任何文件格式有变得过时的风险。

如果是，该公司提供最多300种不同的工具，可以更新其文件格式，以确保将数据仍然可访问后代。

“Preservica几乎是符合我们所有要求的唯一提供者，因为我们需要某些东西会处理TFL庄园上的所有不同系统，并允许我们自动化其中一些数据的方式摄取到数字保存系统中，虽然我们必须在手动干预方面提供我们的选择，但“索恩希尔说。

保证金首席执行官Jon Tilbury表示，确保该数据仍然可以访问，这也是Presvica在AWS云中举办其系统的原因之一。

“AWS在其云中具有如此高的投资，这表明它可能存在很长时间，”他说。

“此外，其存储是如此持久，每个文件存储在三个不同的数据中心中，每个文件都有多个副本，并且它们被持续检查。所以，当一个服务器失败时，它们可以从其他服务器自我修复。“

目前，归档团队仍在制定PresVica系统中建立规则和工作流程，该规则和工作流程将为Thornhill的团队在那里移动数据时，这将在很大程度上归结为它是什么类型的信息创造它。

“我们目前没有大量的数据，因为我们一直在测试，看看我们需要在应用程序中有哪些工作流程，但我们肯定在立即开始摄取大量的材料，“索尼尔说。

暂时，她的部门将重点关注将第3TB融入云中以进行保存目的，然后重视他们的内部TFL利益攸关方以及普通公众。

“内部访问将首先出现，因为我们的主要焦点是为业务提供服务，但我们希望公众能够尽可能多地访问它，尽管它们永远无法以安全原因访问它，“她补充道。

公司档案部还计划以其定期的内部意识运动互向，这些活动旨在揭示存储在各种员工设备上的更具存档内容。

在类似的静脉中，企业档案部门还开始与TFL的记录管理团队密切合作，他们帮助他们在某些需要保存的部门内识别任何需要保存的文件。

“这一切都是关于在文件的位置以及我们如何开始做一些关于保留他们的事情的情况下，我们这么庞大的组织，这将需要很长时间才能解决我们业务的所有领域， “蒂诺希尔说。